erp 시스템은 회계, 인사, 재고, 생산, 영업 같은 회사 안의 여러 업무를 하나의 정보 체계로 묶어 관리하는 소프트웨어를 가리킨다. 검색으로 이 말을 찾아 들어온 사람은 대개 도입을 검토하면서 개념부터 종류, 구축 방식, 예상 비용까지 한 번에 파악하고 싶어 한다. 이 글은 그런 물음에 순서대로 답한다.
erp 시스템 뜻을 풀어 보면 전사적 자원관리라는 말을 우리말로 옮긴 것으로, 부서마다 따로 쓰던 장부와 문서를 하나의 데이터베이스로 합쳐 같은 숫자를 여러 부서가 동시에 들여다볼 수 있게 만드는 구조다. 예전에는 회계팀과 생산팀이 서로 다른 프로그램에 각자 숫자를 입력하다 보니 재고 수량이나 매출 집계가 서로 어긋나는 일이 잦았는데, 이런 불일치를 줄이려고 만들어진 체계가 바로 이것이다. 그래서 erp 시스템을 도입하는 목적은 단순히 프로그램을 바꾸는 것이 아니라 회사 안의 정보 흐름 자체를 다시 짜는 일에 가깝다.
erp 시스템의 종류와 구성 방식
erp 시스템의 종류는 크게 서버를 직접 두고 운영하는 구축형과, 외부 업체의 서버를 빌려 인터넷으로 접속하는 클라우드형으로 나뉜다. 구축형은 회사 안에 전산 설비를 두고 자체 인력이 관리하는 방식이라 초기 투자가 크고 유지보수 부담도 회사가 안는 대신, 원하는 대로 세밀하게 고칠 수 있다는 장점이 있다. 클라우드형은 매달 또는 매년 사용료를 내고 접속해서 쓰는 방식이라 초기 부담이 적고 도입 속도가 빠르지만, 세부 기능을 회사 사정에 맞추는 데는 한계가 있는 경우가 많다. 어느 쪽을 고르든 회계, 인사, 재고, 구매, 생산, 영업 관리 같은 모듈을 필요한 만큼 골라 붙이는 방식으로 구성한다는 점은 같다.
erp 시스템 예시를 업무 영역으로 풀어 보면 회계 모듈은 전표 처리와 결산을, 인사 모듈은 급여와 근태를, 재고 모듈은 입출고와 재고 수량 관리를, 생산 모듈은 자재 소요와 공정 진행을, 영업 모듈은 견적과 수주, 매출 관리를 맡는다. 회사 규모가 작으면 회계와 재고 정도만 우선 도입하고 나머지는 나중에 넓혀 가는 경우가 흔하고, 규모가 크고 업종이 복잡하면 처음부터 여러 모듈을 한꺼번에 통합해서 들여오는 경우가 많다. 업종에 따라 제조업용, 유통업용, 서비스업용으로 모듈 구성이 달라지기도 한다.
구축과 개발, 무엇이 다른가
erp 시스템 구축이라는 말과 erp 시스템 개발이라는 말은 비슷해 보이지만 가리키는 작업이 다르다. 구축은 이미 만들어진 패키지 소프트웨어를 회사 환경에 맞게 설정하고 도입하는 과정을 뜻하고, 개발은 기존 패키지로는 해결이 안 되는 부분을 회사 사정에 맞춰 처음부터 짜거나 크게 뜯어고치는 작업을 뜻한다. 대부분의 회사는 표준 패키지를 구축한 뒤 일부 기능만 추가로 개발해서 붙이는 방식을 택하는데, 이렇게 하면 표준 기능은 안정성을 확보하면서 회사 고유의 업무 방식도 반영할 수 있기 때문이다. 반대로 처음부터 전부 자체 개발하는 방식은 자유도는 높지만 시간과 인력이 훨씬 많이 들고, 유지보수를 계속 자체적으로 감당해야 한다는 부담이 따른다.
erp 시스템 디자인, 즉 설계 단계는 프로그램을 짜기 전에 회사의 업무 흐름을 먼저 정리하는 과정을 말한다. 이 단계에서는 어떤 부서가 어떤 정보를 언제 입력하고, 그 정보가 다른 부서로 어떻게 넘어가야 하는지를 표나 흐름도로 정리한다. 설계를 건너뛰고 바로 프로그램부터 맞추면 나중에 현장 업무와 시스템이 어긋나서 다시 뜯어고치는 일이 생기기 쉽기 때문에, 이 단계에 들이는 시간은 결코 낭비가 아니다. 규모가 큰 도입일수록 설계 기간을 넉넉히 잡는 편이 뒤탈을 줄인다.
가격은 왜 회사마다 다르게 나오나
erp 시스템 가격을 한마디로 말하기 어려운 이유는 결정 요인이 회사마다 다르기 때문이다. 사용하는 인원 수, 붙이는 모듈의 개수, 회사 업무에 맞춰 얼마나 고쳐야 하는지, 구축형인지 클라우드 구독형인지에 따라 비용 구조 자체가 달라진다. 여기에 도입 이후 문제를 손봐 주는 유지보수 비용과, 기존에 쓰던 자료를 새 시스템으로 옮기는 데이터 이관 비용까지 더해지면 총비용은 더 벌어진다. 그래서 견적을 받을 때는 초기 도입 비용만이 아니라 앞으로 몇 년간 들어갈 유지보수와 사용료까지 함께 따져 보아야 실제 부담을 가늠할 수 있다.
erp 시스템 순위를 매겨 알려 달라는 요청도 많지만, 이 글에서는 특정 제품을 나열하거나 등급을 매기지 않는다. 세계적으로 널리 쓰이는 대형 통합 솔루션이 있는가 하면, 국내 중소기업 사정에 맞춰 가볍게 쓸 수 있도록 만든 solution도 있어서, 어느 쪽이 더 낫다고 단정하기보다는 회사의 규모와 업종, 예산에 맞는지를 따져 고르는 편이 합리적이다. 대형 업체의 이름값만 보고 회사 규모에 비해 지나치게 큰 시스템을 들이면 오히려 사용하지 않는 기능에 비용만 쓰게 되는 경우도 있다.
도입 전 확인해야 할 순서
erp 시스템을 도입하기로 마음먹었다면 프로그램부터 고르기보다 회사 안의 업무 흐름을 먼저 정리하는 것이 순서다. 어떤 부서가 어떤 정보를 다루고 있는지, 지금 가장 자주 어긋나는 지점이 어디인지를 파악한 뒤에야 어떤 모듈이 꼭 필요한지가 분명해진다. 그다음에는 여러 곳에서 견적을 받아 초기 비용과 이후 유지보수 비용을 함께 비교하고, 기존 자료를 옮기는 데 걸리는 시간과 인력도 미리 계산해 두어야 한다. 아래 표는 판단 과정에서 자주 헷갈리는 개념을 나란히 정리한 것이다.
| 구분 | 내용 |
|---|---|
| 구축형 | 자체 서버 운영, 초기 투자 크고 자유도 높음 |
| 클라우드형 | 구독료 방식, 초기 부담 적고 확장이 빠름 |
| 구축 | 기존 패키지를 회사 환경에 맞춰 설정 |
| 개발 | 패키지로 안 되는 부분을 새로 짜거나 고침 |
| 설계 단계 | 업무 흐름과 요구사항을 먼저 정리 |
결국 erp 시스템 도입은 프로그램 선택 이전에 회사 업무를 얼마나 정확히 파악하고 있는지에서 성패가 갈린다. 도입을 검토하는 단계에서는 내부 업무 담당자들과 함께 현재 어떤 정보가 어디서 막히는지를 먼저 정리하고, 그 자료를 바탕으로 여러 업체에 견적과 설계안을 요청해 비교하는 절차를 거치는 것이 바람직하다. 세부 요율이나 지원 조건은 시점에 따라 달라질 수 있으므로, 계약 직전에는 해당 업체의 공식 안내와 계약서 조항을 다시 한번 확인하는 절차를 거치면 된다.
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