그룹웨어 사이트는 전자결재·메일·일정·게시판·문서 같은 사내 업무 기능을 한곳에 모아 제공하는 소프트웨어의 안내 및 접속 창구를 가리키는 말이다. 이 기사는 그룹웨어가 무엇인지, 로그인 주소는 어디서 알 수 있는지, 도입을 앞두고 예산을 가늠하려면 무엇을 따져야 하는지를 차례로 답한다. 특정 제품을 추천하거나 순위를 매기지는 않고, 어떤 제품에나 적용되는 개념과 판단 기준만 다룬다.
그룹웨어란 무엇이고 gw, 로그인 주소는 어떻게 다른가
그룹웨어는 영어 groupware를 그대로 옮긴 말로, 여러 사람이 함께 일할 때 필요한 도구를 하나의 체계로 묶은 업무 시스템이다. 흔히 줄여서 gw라고 부르며, 사내에서는 그냥 gw 접속, gw 결재처럼 쓰는 일이 많다. 핵심은 개별 프로그램의 모음이 아니라 같은 사용자 정보와 조직도를 공유한다는 점이다. 그래서 결재 문서를 올리면 일정이나 메일과 연결되어 움직인다.
독자가 가장 자주 헷갈리는 대목은 제품을 소개하는 사이트와 우리 회사가 실제로 쓰는 접속 주소가 다르다는 점이다. 제품을 만든 업체의 누리집은 기능과 가격을 안내하는 곳이고, 직원이 로그인하는 화면은 조직마다 따로 마련된 주소에 있다. 대학, 병원, 기업처럼 규모가 큰 조직은 대개 자기 이름으로 된 전용 주소를 두며, 구성원이 아니면 들어가도 쓸 수 있는 기능이 없다. 검색창에 기관 이름과 그룹웨어를 함께 넣어도 로그인 화면이 바로 나오지 않는 까닭이 여기에 있다.
접속 주소를 모를 때는 검색 결과를 눌러 보기보다 입사 안내 자료나 사내 안내 메일, 인사·전산 담당 부서를 먼저 확인하는 편이 안전하다. 비슷한 이름의 화면에 아이디와 비밀번호를 넣으면 계정 정보가 새어 나갈 수 있기 때문이다. 주소 앞부분이 보안 연결 표시를 갖췄는지, 조직이 안내한 주소와 글자 하나까지 같은지를 보는 습관이 필요하다.
왜 이런 시스템이 만들어졌고 어떤 방식으로 제공되나
그룹웨어가 생긴 배경은 업무 흐름이 종이와 구두 전달에 기대던 시절의 비효율이다. 결재판을 들고 자리를 돌아다니거나 같은 파일을 메일로 주고받다가 어느 것이 최신본인지 헷갈리는 일을 줄이려는 취지에서 출발했다. 기록이 남고 권한이 정리되며 누가 언제 승인했는지 추적할 수 있다는 점이 지금까지 이어지는 가장 큰 장점이다.
제공 방식은 크게 두 갈래로 나뉜다. 하나는 업체의 서버를 빌려 쓰는 클라우드형으로, 설치 부담이 적고 이용 인원에 따라 이용료를 내는 구조가 흔하다. 다른 하나는 조직이 자체 서버에 설치하는 구축형으로, 처음에 설비와 구축 비용이 들지만 내부 자료를 직접 관리하려는 조직이 택한다. 두 방식을 섞은 형태도 있어서 견적을 받을 때 어느 방식인지부터 확인해야 한다.
예산을 가늠할 때 실제로 막히는 지점
예산을 잡을 때 사람들이 가장 자주 어긋나는 곳은 월 이용료 한 줄만 보고 전체 비용을 짐작하는 일이다. 실제 비용은 사용자 수, 기능 묶음, 저장 용량, 기존 자료를 옮기는 이전 작업, 결재 양식을 우리 조직에 맞게 고치는 설정, 교육과 유지 지원에 따라 달라진다. 같은 이름의 요금제라도 어떤 기능이 포함되는지는 업체마다 다르다. 그러므로 견적서의 항목을 하나씩 풀어서 같은 조건끼리 견주어야 한다.
상황이 다르면 답도 달라진다. 직원이 적고 결재 단계가 단순한 조직은 기본 기능만 갖춘 클라우드형으로 충분한 경우가 많다. 반대로 여러 사업장이 있거나 기존 인사·회계 시스템과 연동해야 하는 조직은 연동 작업 비용이 이용료보다 크게 나올 수 있다. 이미 쓰는 메일이나 메신저가 있다면 그것을 유지한 채 결재만 붙이는 방법도 비용을 줄이는 길이다.
흔한 오해도 바로잡아 둘 필요가 있다. 무료로 보이는 서비스는 기능이나 인원, 저장 용량에 제한이 있어 규모가 커지면 유료로 옮겨야 하는 경우가 있다. 또 이용료가 싼 제품이 곧 총비용이 싼 제품은 아니다. 나중에 자료를 다른 시스템으로 옮길 때 내려받을 수 있는 형식이 제한되어 있으면 이전 비용이 뒤늦게 불어난다.
도입 전에 확인하는 순서
판단의 순서는 필요한 기능을 먼저 정하고, 그다음 제공 방식과 비용 구조를 보는 쪽이 낫다. 제품 설명서의 기능 목록부터 읽으면 쓰지도 않을 기능에 값을 치르기 쉽다. 아래 표는 확인 항목을 순서대로 나란히 놓은 것이다.
| 확인 순서 | 살펴볼 내용 |
|---|---|
| 1. 우리 업무 | 결재·메일·일정·문서 중 실제로 매일 쓰는 기능, 이용 인원, 모바일 사용 여부 |
| 2. 제공 방식과 비용 구조 | 클라우드형인지 구축형인지, 이용료 외에 이전·설정·교육·유지 항목이 따로 붙는지, 자료를 내려받을 수 있는지 |
마지막으로 독자가 할 일은 두 가지로 모인다. 먼저 조직 안에서 어떤 업무를 이 시스템으로 옮길지 목록으로 적고, 이미 쓰는 도구와 겹치는 부분을 확인한다. 그다음 후보 업체 몇 곳에 같은 조건으로 견적을 요청해 항목별로 견주고, 체험 계정이나 시연을 제공하는지는 각 업체의 공식 안내 페이지와 상담 창구에서 확인하면 된다. 이미 소속된 조직의 그룹웨어에 들어가려는 경우에는 검색하기보다 조직이 안내한 주소와 담당 부서의 연락 창구를 기준으로 삼으면 된다.
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