전자서명 하는법을 찾는 사람들은 대부분 계약서나 신청서에 손으로 쓴 서명 대신 화면에 입력한 서명이나 이미지로 만든 서명을 넣어도 되는지, 그리고 그렇게 만든 서명이 나중에 법적으로 문제가 없는지를 궁금해한다. 이 글은 전자서명이 무엇이고 전자서명법상 어떤 효력을 가지는지, 전자서명 이미지를 어떻게 만들고 어떤 사이트나 인증센터를 통해 절차를 밟을 수 있는지, 그리고 실제로 사람들이 자주 헷갈리는 지점이 어디인지를 차례로 정리한다.
전자서명이란 무엇인가
전자서명은 종이 문서에 손으로 쓰는 서명을 전자문서 위에서 대신하는 모든 방식을 가리키는 넓은 개념이다. 화면에 손가락이나 펜으로 직접 그린 서명, 미리 만들어 둔 서명 이미지를 문서에 붙여 넣는 방식, 본인 확인 절차를 거쳐 암호화된 값으로 서명하는 방식이 모두 전자서명에 속한다. 흔히 예전에 쓰이던 공인인증서나 지금의 공동인증서 기반 서명도 전자서명의 한 종류이지만, 전자서명이라는 말 자체는 그보다 훨씬 넓은 범위를 가리킨다는 점을 먼저 짚어 둘 필요가 있다.
전자서명법은 전자문서에 서명한 사람이 누구인지 확인할 수 있고, 서명이 이루어진 뒤에 문서 내용이 바뀌지 않았다는 사실을 확인할 수 있는 방식이라면 전자서명에 서명자의 서명, 서명날인 또는 기명날인과 같은 효력을 인정하는 것을 기본 방향으로 삼는다. 다만 모든 전자서명이 같은 무게를 가지는 것은 아니다. 본인 확인 절차와 위변조 방지 기술이 엄격하게 적용된 서명일수록 나중에 다툼이 생겼을 때 서명자 본인이 직접 서명했다는 사실을 입증하기가 쉬워지고, 단순히 이미지를 붙여 넣은 수준의 서명은 상대적으로 입증 부담이 커질 수 있다.
전자서명 하는법
실제로 전자서명을 하는 절차는 문서를 주고받는 방식에 따라 조금씩 다르지만 큰 흐름은 비슷하다. 먼저 서명할 문서를 전자문서 형태로 준비하고, 서명이 필요한 위치를 지정한 뒤, 서명자가 본인 확인을 거쳐 해당 위치에 서명을 입력하거나 첨부하고, 마지막으로 서명이 완료된 문서를 서명자와 문서를 보낸 쪽이 함께 보관하는 순서를 따른다. 본인 확인 단계에서 문자 인증이나 이메일 인증만 거치는 경우도 있고, 공동인증서나 그에 준하는 인증 수단을 요구하는 경우도 있는데, 계약의 성격이 중요할수록 더 엄격한 인증 절차를 거치는 쪽이 안전하다.
전자서명 이미지 만들기는 크게 두 가지 방법으로 나뉜다. 하나는 흰 종이에 검은 펜으로 서명을 직접 쓴 뒤 사진으로 찍거나 스캔해서 배경을 지우고 파일로 저장하는 방법이고, 다른 하나는 터치스크린이나 마우스, 펜 태블릿을 이용해 화면 위에서 곧바로 서명을 그려 파일로 저장하는 방법이다. 어느 쪽이든 배경이 투명하거나 흰색으로 깔끔하게 정리된 파일로 만들어 두면 이후 여러 문서에 반복해서 붙여 넣기가 편하다. 다만 이렇게 만든 이미지 서명은 누구나 복사해서 붙일 수 있다는 한계가 있으므로, 중요한 계약일수록 이미지 서명만으로 끝내지 않고 별도의 본인 확인 수단을 함께 남겨 두는 것이 안전하다.
전자서명 사이트와 인증센터, 무료로 이용하는 방법
전자서명 사이트나 전자서명인증센터라는 이름으로 검색되는 서비스들은 대체로 문서 업로드, 서명 위치 지정, 서명자 본인 확인, 서명 완료 문서 보관까지의 과정을 하나의 절차로 묶어서 제공한다. 개인이 계약서 한두 건을 처리하는 정도라면 무료로 이용할 수 있는 범위 안에서 절차를 마칠 수 있는 경우가 많지만, 반복적으로 많은 문서를 처리하거나 여러 사람이 동시에 서명해야 하는 경우에는 유료 요금제로 넘어가는 구조를 가진 곳이 대부분이다. 어떤 서비스를 고르든 문서가 서버에 어떻게 보관되는지, 서명 기록을 얼마나 오래 확인할 수 있는지를 미리 살펴보는 쪽이 나중에 분쟁이 생겼을 때 도움이 된다.
정부나 공공기관에 제출하는 서류는 별도로 지정된 전자서명 방식이나 공식 인증 절차를 요구하는 경우가 많으므로, 이런 경우에는 사설 전자서명 사이트가 아니라 해당 기관이 안내하는 공식 절차를 그대로 따라야 한다. 반면 개인 간 계약이나 회사 내부 문서처럼 당사자끼리 합의로 전자서명 방식을 정할 수 있는 경우에는 어떤 도구를 쓸지 비교적 자유롭게 선택할 수 있다.
실제로 자주 헷갈리는 부분
사람들이 가장 자주 헷갈리는 부분은 전자서명과 공동인증서 기반 서명을 같은 것으로 여기는 경우다. 공동인증서 기반 서명은 전자서명의 한 종류일 뿐이고, 이미지로 만든 서명이나 화면에 직접 그린 서명도 계약 당사자가 그 효력에 합의했다면 전자서명으로서 효력을 가질 수 있다. 또 하나 자주 나오는 오해는 전자서명을 하면 문서 내용을 절대 위조할 수 없다고 생각하는 것인데, 실제로는 서명 방식에 따라 위변조 방지 수준이 다르므로 문서의 중요도에 맞는 서명 방식을 고르는 판단이 필요하다.
계약 상대방이 요구하는 전자서명 방식이 있다면 그 방식을 그대로 따르는 것이 가장 안전하고, 방식을 스스로 정해야 하는 상황이라면 문서의 성격과 금액, 분쟁 가능성을 먼저 따져 본 뒤 그에 맞는 인증 수준을 선택하는 순서로 판단하는 것이 좋다.
| 구분 | 내용 |
|---|---|
| 이미지 서명 | 손으로 쓴 서명을 사진이나 스캔으로 저장해 문서에 붙여 넣는 방식 |
| 화면 서명 | 터치스크린이나 마우스로 화면 위에서 직접 그려 넣는 방식 |
| 인증서 기반 서명 | 공동인증서 등 본인 확인 수단을 거쳐 암호화된 값으로 서명하는 방식 |
| 공공기관 제출용 서명 | 해당 기관이 정한 별도 절차와 인증 수단을 따라야 하는 방식 |
전자서명 하는법을 실제로 적용하기 전에는 계약 상대방이나 제출받는 기관이 요구하는 서명 방식이 따로 있는지부터 확인하고, 없다면 문서의 중요도에 맞는 인증 수준을 정한 뒤 전자서명 사이트나 전자서명인증센터가 안내하는 절차와 보관 방식을 살펴보는 순서로 진행하는 것이 가장 확실하다.
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