전자결재 무료 서비스, 어디까지 쓸 수 있고 무엇을 따져야 하나

전자결재는 종이 문서에 도장이나 서명을 받아 결재를 진행하던 방식을 컴퓨터 화면 위로 옮겨, 기안부터 검토·협조·승인·시행까지를 온라인으로 처리하는 업무 방식이다. 이 글은 전자결재 무료로 검색해 들어온 독자를 위해 전자결재 시스템의 기본 구조, 무료로 쓸 수 있는 범위, 오픈소스로 직접 구축하는 방법, 양식과 서명을 만드는 절차까지 한 번에 정리한다.

전자결재의 흐름은 대체로 비슷하다. 담당자가 문서를 작성해 기안을 올리면, 미리 정해진 결재선을 따라 검토자와 협조자를 거쳐 최종 결재권자의 승인을 받는다. 승인이 끝나면 문서는 시행 단계로 넘어가고, 그 이후의 열람과 보관도 시스템 안에서 함께 이뤄진다. 종이로 하던 절차를 그대로 옮긴 것이라 큰 틀은 낯설지 않지만, 결재선을 화면에서 지정하고 이력이 자동으로 남는다는 점이 다르다.

전자결재 시스템이란 무엇인가

전자결재 시스템은 이 흐름을 소프트웨어로 구현한 것을 가리킨다. 결재선을 설정하는 기능, 문서를 종류별로 정리하는 문서함, 누가 언제 무엇을 승인했는지 남는 이력 관리, 결재 요청이 왔을 때 알려주는 알림 기능이 기본으로 들어간다. 여기에 전자서명이 더해지면 결재자가 직접 화면에서 승인 의사를 표시할 수 있고, 그 기록이 그대로 증빙 자료가 된다. 독립된 프로그램으로 쓰이기도 하지만, 대개는 게시판·메일·일정 관리 기능을 함께 담은 그룹웨어의 한 축으로 들어가 있다.

전자결재를 영어로 표현할 때는 electronic approval 또는 e-approval이라는 말을 쓴다. 결재 시스템 전체를 가리킬 때는 electronic approval system이나 electronic document approval system이라는 표현도 쓰인다. 다만 이는 국내에서 통용되는 관용적 번역이며, 해외 업무 소프트웨어 시장에서는 결재라는 개념보다 승인 절차 전반을 뜻하는 workflow approval이라는 말로 더 넓게 부르는 경우가 많다. 해외 제품의 기능 구성은 국내 결재 문화와 결재선 개념이 다르게 짜여 있는 경우가 있어, 이름만 보고 국내 제도와 똑같다고 여기지 않는 편이 안전하다.

무료로 쓸 수 있는 범위와 한계

전자결재를 무료로 쓸 수 있는 방법은 크게 두 갈래다. 하나는 그룹웨어 업체가 내놓는 무료 요금제를 쓰는 것이고, 다른 하나는 오픈소스 소프트웨어를 받아 직접 설치해 쓰는 것이다. 업체의 무료 요금제는 대개 사용자 수, 저장 공간, 결재 문서 보관 기간 같은 항목에 제한을 두는 구조로 짜여 있다. 소규모 조직이 우선 써 보기에는 부담이 적지만, 인원이 늘거나 문서량이 많아지면 유료 요금제로 전환해야 하는 시점이 온다.

무료와 유료가 갈리는 지점은 대체로 정해져 있다. 결재선을 여러 단계로 복잡하게 짜는 기능, 다른 업무 프로그램과 연동하는 기능, 문서 이력을 오래 보존하는 기능, 접근 권한을 세밀하게 나누는 보안 기능이 유료 쪽에 몰려 있는 경우가 많다. 그래서 무료로 시작하더라도 조직의 결재 절차가 얼마나 복잡한지, 문서를 얼마나 오래 보관해야 하는지를 먼저 가늠해 보는 편이 좋다. 처음에는 넉넉해 보이던 무료 조건이 조직이 커지면서 금방 빠듯해지는 경우가 흔하기 때문이다.

오픈소스 전자결재, 직접 구축이라는 선택지

오픈소스 전자결재는 공개된 소스코드를 내려받아 자체 서버나 클라우드 서버에 설치해 쓰는 방식이다. 사용료 자체는 들지 않지만, 서버를 마련하고 운영하는 비용과 시스템을 관리할 인력이 필요하다는 점에서 완전히 공짜라고 보기는 어렵다. 대신 조직의 결재 절차에 맞춰 화면 구성이나 기능을 자유롭게 고칠 수 있다는 장점이 있다. 결재선 구조가 특이하거나 다른 내부 시스템과 깊이 연동해야 하는 조직이라면 오픈소스 구축을 검토할 만하다.

다만 오픈소스로 전자결재 시스템을 구축하려면 보안 패치를 챙기고 장애에 대응할 인력이 상시로 필요하다. 담당자가 없는 상태로 방치되면 오히려 보안에 취약해질 수 있어, 도입 전에 유지보수를 누가 맡을지부터 정해 두는 것이 순서에 맞다. 조직 규모가 작고 전산 인력이 따로 없다면, 처음부터 오픈소스보다는 업체의 무료 요금제로 시작해 필요에 따라 넓혀 가는 방식이 부담이 적다.

양식과 서명, 실제로 쓸 때 막히는 지점

전자결재 양식은 기안서, 지출결의서, 휴가 신청서처럼 자주 쓰는 문서의 틀을 미리 만들어 두는 것을 말한다. 양식을 표준화해 두면 기안자마다 문서 형식이 달라 생기는 혼선을 줄일 수 있고, 결재선도 문서 종류에 맞춰 미리 지정해 둘 수 있어 매번 새로 설정하는 수고를 던다. 많은 시스템이 기본 양식을 제공하지만, 조직마다 결재 항목이 조금씩 달라 결국 자체 양식을 손봐야 하는 경우가 많다.

전자결재 서명 만들기는 결재자가 화면에서 자신의 의사를 표시하는 방식을 뜻한다. 흔히 쓰는 방법은 손으로 그린 서명 이미지를 등록해 두는 방식과, 공동인증서나 별도의 인증 수단을 통해 본인 확인을 거친 뒤 승인을 남기는 방식으로 나뉜다. 단순 이미지 서명은 손쉽지만 위조 우려가 있어 내부 절차용으로 주로 쓰이고, 대외적으로 효력이 중요한 문서라면 인증 절차가 함께 들어가는 서명 방식을 쓰는 경우가 많다. 전자문서와 전자서명의 법적 효력을 다루는 법령이 따로 있으므로, 문서의 성격에 따라 어떤 서명 방식이 필요한지는 도입 전에 확인해 두는 편이 안전하다.

구분에 따라 무료 요금제, 오픈소스 구축, 유료 솔루션이 각각 어떤 조직에 맞는지는 아래처럼 정리해 볼 수 있다.

전자결재 도입을 검토하고 있다면, 먼저 조직의 결재 단계가 몇 단계인지, 문서를 얼마나 오래 보관해야 하는지, 관리할 인력이 있는지를 정리해 두는 것이 순서에 맞다. 그 위에서 무료 요금제로 시작할지, 오픈소스로 직접 구축할지, 처음부터 유료 솔루션을 쓸지를 비교해 보면 된다. 구체적인 요금 체계나 기능 목록은 시기마다 달라질 수 있으므로, 최종 결정 전에는 해당 서비스의 공식 안내 페이지에서 최신 조건을 직접 확인하는 것이 가장 정확하다.

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