개인정보처리방침 작성지침은 사이트나 앱을 운영하는 사업자가 이용자의 개인정보를 어떻게 다루는지 문서로 밝힐 때 따라야 할 항목과 방식을 정리한 안내다. 이 기사는 개인정보처리방침이 무엇인지, 만들 때 어떤 항목을 넣어야 하는지, 어디에 어떻게 공개해야 하는지, 영어본과 URL 문제는 어떻게 봐야 하는지에 차례로 답한다. 처리방침 만들기를 처음 시작하는 사람이 순서대로 따라갈 수 있게 구성했다.
개인정보처리방침은 개인정보를 처리하는 자가 수집 목적, 보유 기간, 제3자 제공 여부 등을 스스로 정해 이용자에게 알리는 공개 문서다. 개인정보 보호법은 개인정보처리자에게 이 방침을 수립하고 공개하도록 요구한다. 개인정보 보호 업무를 맡는 정부 기관이 가이드라인 형태로 작성지침을 마련해 두고 있고, 사업자는 이를 기준 삼아 자기 서비스에 맞는 내용을 채운다. 지침은 법 자체가 아니라 법을 어떻게 문서에 옮길지 보여 주는 해설서에 가깝다.
처리방침에 반드시 들어가는 내용
큰 틀에서 방침에는 개인정보를 처리하는 목적, 처리하는 항목, 보유 및 이용 기간, 파기 절차와 방법이 들어간다. 여기에 제3자에게 제공하는 경우의 제공 대상과 목적, 처리를 외부 업체에 맡기는 경우의 위탁 내용이 더해진다. 이용자가 자기 정보에 대해 갖는 열람·정정·삭제·처리정지 같은 권리와 그 행사 방법도 적어야 한다. 개인정보 보호책임자의 연락 창구, 안전성 확보를 위한 조치, 쿠키처럼 자동으로 정보를 수집하는 장치의 운영과 거부 방법도 대표적인 항목이다.
서비스 성격에 따라 추가로 넣어야 하는 항목이 있다. 이용자 정보를 가명 처리해 쓰거나, 정보를 국외 업체에 맡기거나 보내는 경우, 만 14세 미만 아동의 정보를 다루는 경우가 그렇다. 민감정보를 다루는 서비스라면 그 처리 근거와 방식을 더 분명히 적어야 한다. 어떤 항목이 필수이고 어떤 항목이 해당할 때만 넣는 것인지는 공식 작성지침의 목차를 기준으로 하나씩 대조하는 것이 가장 안전하다.
어디에 어떻게 공개하나
공개 방식의 원칙은 이용자가 쉽게 찾아볼 수 있어야 한다는 것이다. 보통 홈페이지 첫 화면에 연결 링크를 두고, 글자 크기나 색을 달리해 다른 문구와 구분되게 한다. 이 링크가 곧 사람들이 찾는 개인정보처리방침 URL이다. 앱 마켓에 서비스를 등록할 때 방침 주소를 요구하는 경우가 많으므로, 로그인하지 않고도 열리는 고정된 주소에 방침을 올려 두는 편이 안전하다.
앱 서비스라면 회원가입 화면과 설정 메뉴에서도 방침으로 이어지는 길을 마련하는 것이 좋다. 방침을 바꿀 때는 바뀐 내용을 이용자가 알 수 있게 알리고, 이전 버전도 볼 수 있게 관리하는 것이 일반적인 방식이다. 이때 시행 일자와 변경 내용을 문서 맨 위나 아래에 적어 두면 이용자가 달라진 부분을 곧바로 파악할 수 있다.
만들기와 영어본, 흔한 오해
방침을 처음부터 쓰기가 막막하면 공공 포털에서 제공하는 작성 도구나 표준 서식을 활용할 수 있다. 질문에 답하면 문서 틀이 만들어지는 방식이어서 빠진 항목을 줄이는 데 도움이 된다. 다만 도구가 만든 문장은 초안일 뿐이며, 실제로 수집하는 항목과 맡기는 업체를 직접 확인해 고쳐 써야 한다. 다른 사이트의 방침을 그대로 복사하면 우리 서비스의 실제 처리와 어긋난 문서가 된다.
영어로 된 개인정보처리방침은 해외 이용자를 받는 서비스에서 필요해진다. 우리나라 법이 영문본을 일률적으로 요구하는지는 서비스 형태에 따라 다르므로 공식 안내에서 확인해야 한다. 해외 사례로 유럽연합은 이용자에게 알려야 할 내용과 방식을 자체 규정으로 정해 두고 있는데, 우리나라와는 제도 구조가 다르다. 해외 이용자를 대상으로 한다면 영문 번역에 그치지 말고 그 지역 법이 요구하는 내용이 따로 있는지 살펴야 한다.
흔한 오해가 몇 가지 있다. 회원가입이 없으면 방침이 필요 없다고 생각하기 쉽지만, 접속 기록이나 쿠키로 정보가 모이면 처리 사실을 밝혀야 할 수 있다. 방침을 한 번 올려 두면 끝이라는 생각도 맞지 않아, 서비스 기능이나 위탁 업체가 바뀌면 문서도 함께 고쳐야 한다. 방침 문구는 사업자가 실제로 하는 일을 있는 그대로 적은 것이어야 하며, 실제와 다른 내용은 문서가 없는 것보다 나쁠 수 있다.
| 구분 | 내용 |
|---|---|
| 처리 목적·항목 | 무엇을 왜 수집하는지 서비스 기능별로 구분해 적는다 |
| 보유·파기 | 보유 기간과 파기 절차, 방법을 밝힌다 |
| 제공·위탁 | 제3자 제공과 외부 업체 위탁을 따로 적는다 |
| 이용자 권리·창구 | 열람·정정·삭제 요청 방법과 보호책임자 연락처를 둔다 |
마지막으로 작성의 순서를 정리한다. 먼저 서비스가 어떤 정보를 어디서 받아 어디에 보관하고 누구에게 넘기는지 흐름도를 그려 본다. 그다음 공식 작성지침의 목차와 대조해 빠진 항목을 채우고, 홈페이지와 앱 마켓에 연결할 URL을 정한다. 필수 항목과 영문본 의무 여부는 개인정보 보호 업무를 맡는 정부 기관의 공식 안내와 공공 포털의 작성 도구에서 확인하면 된다.
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