전자결재 솔루션 도입 전 확인할 점…비용은 어떻게 정해지나

전자결재 솔루션은 기안, 검토, 결재, 시행으로 이어지는 결재 절차를 종이 문서 대신 컴퓨터나 모바일 화면에서 처리하도록 만든 소프트웨어를 가리키는 말이다. 부서 간 문서를 주고받는 조직이라면 규모와 관계없이 검토 대상이 되며, 도입을 고민하는 사람들은 대체로 어떤 방식으로 구축되는지, 비용은 무엇에 좌우되는지, 무료로 쓸 방법은 없는지를 함께 찾아본다. 이 글은 전자결재라는 개념부터 시스템 구성, 구축 방식별 특징, 양식과 서명 처리, 무료와 유료의 경계까지 도입 전에 정리해 두면 좋은 내용을 순서대로 다룬다.

전자결재는 영어로 옮길 때 electronic approval 또는 e-approval로 표기하는 경우가 많고, 시스템 전체를 가리킬 때는 electronic approval system이라는 표현을 쓴다. 이런 영문 표기는 해외 제품이나 문서를 찾아볼 때, 또는 사내 시스템을 영문으로 소개하는 문서를 작성할 때 참고할 수 있는 일반적인 대응어이지 국내에서 통용되는 공식 명칭은 아니다. 국내 조직에서는 전자결재, 전자결재 시스템이라는 우리말 표현을 그대로 쓰는 것이 일반적이다.

전자결재 시스템은 어떤 요소로 구성되나

전자결재 시스템은 크게 문서를 작성하는 기안 화면, 결재선을 지정하는 결재 라인 기능, 결재자가 승인이나 반려를 표시하는 처리 화면, 완료된 문서를 저장하고 찾아볼 수 있는 보관함으로 이루어진다. 여기에 조직도와 연동해 담당자를 자동으로 찾아 주는 기능, 결재가 지연될 때 알려 주는 알림 기능, 완료된 문서를 다른 프로그램으로 넘겨주는 연동 기능이 더해지는 경우가 많다. 조직마다 결재 단계와 승인 권한 구조가 다르기 때문에, 시스템을 고를 때는 자기 조직의 결재선을 실제로 얼마나 유연하게 설정할 수 있는지를 먼저 살펴보는 것이 순서에 맞다. 기능이 많다고 무조건 적합한 것은 아니며, 실제로 쓰는 절차에 맞는지가 더 중요한 기준이 된다.

구축 방식에 따라 비용 구조가 달라진다

전자결재 솔루션을 들이는 방식은 크게 세 갈래로 나뉜다. 하나는 서비스 제공자가 운영하는 서버를 빌려 쓰는 클라우드형(SaaS) 방식으로, 사용하는 인원수나 기간에 따라 이용료를 내는 구조다. 다른 하나는 조직이 자체 서버에 프로그램을 설치해 운영하는 자체 구축형(온프레미스) 방식으로, 초기 도입 비용과 서버 관리 부담이 있는 대신 자료를 외부에 맡기지 않는다는 특징이 있다. 마지막은 소스코드가 공개된 오픈소스 전자결재 시스템을 가져와 조직 환경에 맞게 직접 설치하고 손보는 방식으로, 프로그램 자체는 비용이 들지 않지만 설치와 유지보수를 담당할 인력이나 외부 업체가 필요하다. 세 방식 모두 겉으로 보이는 비용 항목이 다르기 때문에, 단순히 초기 금액만 비교하기보다는 운영 기간 전체에 걸쳐 드는 비용을 함께 따져 보는 것이 합리적이다.

무료로 쓸 수 있는 범위는 어디까지인가

전자결재 무료라는 말로 검색되는 경우를 보면 크게 두 가지 뜻이 섞여 있다. 하나는 오픈소스 소프트웨어를 내려받아 직접 설치해 비용 없이 쓰는 경우이고, 다른 하나는 상용 서비스가 일정 인원이나 기간 동안 제공하는 체험판, 무료 요금제를 쓰는 경우다. 오픈소스는 프로그램 자체는 비용이 들지 않지만 설치, 보안 관리, 오류 대응을 스스로 감당해야 하므로 결국 사람의 시간과 기술이 비용을 대신한다고 볼 수 있다. 상용 서비스의 무료 제공 범위는 서비스마다 다르고 해마다 조건이 바뀔 수 있으므로, 실제로 쓸 서비스를 정한 뒤 그 서비스의 공식 안내에서 무료 범위와 이후 전환 조건을 직접 확인하는 절차가 필요하다.

양식과 전자서명은 어떻게 만들어지나

전자결재 시스템에서 쓰는 양식은 대체로 기안서, 지출결의서, 휴가신청서처럼 조직이 반복해서 쓰는 문서 틀을 미리 만들어 등록해 두고, 결재를 올릴 때마다 그 틀을 불러와 내용만 채우는 방식으로 운영된다. 새 양식이 필요하면 관리자 권한을 가진 사람이 항목과 결재선을 지정해 새로 등록하는 절차를 거친다. 전자서명은 결재자가 자신의 이름이나 도장 모양을 이미지로 등록해 두고, 결재를 승인할 때 그 이미지가 문서에 표시되도록 하는 방식이 널리 쓰인다. 서명 이미지를 손글씨처럼 직접 그려 등록하는 방식과, 정해진 서체로 이름을 표시하는 방식 중에서 고를 수 있는 시스템도 있으며, 어떤 방식을 쓰든 등록된 서명이 본인만 쓸 수 있도록 계정과 비밀번호로 접근을 관리하는 절차가 함께 따라온다.

전자결재 시스템을 검토하다 보면 가장 자주 어긋나는 지점은 결재선 설정의 유연성이다. 조직도가 자주 바뀌거나 부서마다 결재 단계가 다른 경우, 시스템이 정해 둔 틀에 조직 구조를 억지로 맞춰야 하는 상황이 생기기도 한다. 또 다른 지점은 기존에 쓰던 문서관리 프로그램이나 회계 프로그램과의 연동 여부다. 전자결재만 따로 도입했는데 다른 업무 프로그램과 자료를 주고받지 못하면, 결국 같은 내용을 두 번 입력하는 번거로움이 남는다. 이런 부분은 도입 전 시연이나 시범 사용 기간을 통해 실제 업무 흐름으로 직접 확인해 보는 것이 문서로 된 설명만 보는 것보다 확실하다.

조직 규모와 상황에 따라 적합한 방식도 달라진다. 인원이 적고 결재 절차가 단순한 조직이라면 별도의 서버 관리 없이 바로 쓸 수 있는 클라우드형 서비스가 부담이 적을 수 있다. 반대로 다루는 문서에 외부 유출을 특히 조심해야 하는 자료가 많거나, 이미 자체 전산실을 운영하고 있는 조직이라면 자체 구축형이나 오픈소스 방식이 더 맞을 수 있다. 부서나 지점이 여러 곳에 흩어져 있고 결재선이 자주 바뀌는 조직이라면, 결재선을 관리자가 손쉽게 수정할 수 있는 기능이 있는지를 우선순위로 두고 살펴보는 편이 낫다. 이처럼 하나의 정답이 있다기보다는 조직이 처한 상황에 따라 무게를 두어야 할 기준이 달라진다.

전자결재를 둘러싼 흔한 오해 중 하나는 도입만 하면 결재 속도가 저절로 빨라진다는 생각이다. 시스템은 문서가 오가는 통로를 바꿔 줄 뿐이고, 결재자가 문서를 확인하지 않고 미루면 종이 결재와 마찬가지로 지연이 생긴다. 또 다른 오해는 오픈소스이면 무조건 저렴하다는 생각인데, 앞서 살펴본 대로 설치와 유지보수에 드는 사람의 시간과 기술이 실질적인 비용으로 작용한다는 점을 함께 고려해야 한다. 비용과 관련된 구체적인 금액, 요금제, 지원 조건은 서비스나 조직 규모에 따라 다르고 시점에 따라 바뀔 수 있으므로, 이 글에서 다룬 구조를 바탕으로 실제 검토 단계에서는 해당 서비스의 공식 안내나 견적을 통해 직접 확인하는 절차가 필요하다.

전자결재 솔루션을 도입하기 전에는 먼저 조직의 결재선과 문서 종류를 정리해 어떤 기능이 실제로 필요한지를 스스로 확인하는 것이 순서에 맞다. 그다음 클라우드형, 자체 구축형, 오픈소스 방식 가운데 조직 상황에 맞는 갈래를 고르고, 후보로 삼은 서비스마다 무료로 제공하는 범위와 유료로 전환되는 조건을 공식 안내를 통해 확인하면 된다. 마지막으로 실제 업무 흐름을 넣어 보는 시범 사용 기간을 거쳐, 결재선 설정과 기존 프로그램과의 연동이 매끄러운지를 직접 확인한 뒤 결정하는 것이 도입 이후 시행착오를 줄이는 방법이다.

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