재고관리 프로그램 고르는 법…엑셀부터 시스템까지 무엇이 다른가

재고관리 프로그램은 물건이 들어오고 나가는 흐름을 기록해서 남은 수량과 위치를 한눈에 보여 주는 도구를 말한다. 매장이나 창고를 운영하다 보면 장부와 실제 물건 수량이 어긋나는 일이 잦은데, 이 간극을 줄이려고 재고관리 프로그램을 찾는 사람이 많다. 이 글은 재고관리를 시작하는 방법부터 엑셀 자동화, 전용 프로그램과 어플, 오픈마켓 연동까지 두루 다룬다.

재고관리의 기본 얼개는 단순하다. 물건이 들어오면 입고로 기록하고, 팔리거나 나가면 출고로 기록해서 그 차이만큼 남은 재고를 계산한다. 여기에 상품마다 고유한 코드를 붙이고, 어느 위치에 보관되어 있는지, 언제 얼마에 들여왔는지를 함께 적어 두면 나중에 특정 상품의 흐름을 되짚어 볼 수 있다. 이 구조를 손으로 관리하느냐, 엑셀로 관리하느냐, 전용 프로그램으로 관리하느냐가 갈래를 가른다.

엑셀로 시작하는 재고관리

상품 종류가 많지 않은 초기 단계에서는 재고관리 엑셀 양식만으로도 충분히 운영할 수 있다. 상품명, 코드, 입고일, 입고수량, 출고일, 출고수량, 현재고 열을 만들고 함수로 현재고를 자동 계산하게 해 두면 재고관리 엑셀 자동화의 기본 틀이 된다. 다만 엑셀은 여러 사람이 동시에 입력할 때 충돌이 생기기 쉽고, 매장이 여러 곳이거나 오픈마켓 여러 채널을 함께 운영하면 수기 입력만으로는 속도가 따라가지 못한다. 무료로 배포되는 재고관리 엑셀 양식을 내려받아 쓰는 것도 방법이지만, 업종마다 관리해야 할 항목이 달라서 그대로 쓰기보다는 자신의 품목 구조에 맞게 열을 손보는 편이 낫다.

재고관리 시스템과 프로그램, 어플의 차이

재고관리 프로그램은 컴퓨터에 설치하거나 인터넷 웹사이트로 접속해서 쓰는 형태를 가리키고, 재고관리 어플은 휴대전화나 태블릿에서 바코드를 찍어 바로 입출고를 처리하는 형태를 가리킨다. 매장 안에서 물건을 옮기며 바로바로 기록해야 한다면 어플 쪽이 손이 덜 가고, 사무실 책상에서 표와 통계를 자세히 들여다봐야 한다면 프로그램 쪽이 편하다. 재고관리 시스템이라는 말은 이 둘을 포함해서 입고, 출고, 재고, 정산까지 하나로 묶어 놓은 전체 체계를 가리킬 때 쓰인다. 규모가 작을 때는 재고관리 프로그램 무료 버전이나 어플만으로도 충분하지만, 취급 품목과 거래처가 늘어나면 유료 시스템으로 넘어가는 경우가 많다.

실제로 어디서 어긋나는가

재고관리가 틀어지는 지점은 대체로 정해져 있다. 첫째는 입고 검수를 건너뛰고 발주 수량을 그대로 재고에 반영하는 경우로, 실제로 온 물건 수와 장부 수가 처음부터 어긋난다. 둘째는 파손이나 반품, 사은품처럼 정상적인 판매 경로를 거치지 않고 빠져나가는 물건을 기록에서 누락하는 경우다. 셋째는 여러 판매 채널을 동시에 운영하면서 각 채널의 재고를 따로 관리하다가 한쪽에서는 품절인데 다른 쪽에서는 판매 중인 상태로 남아 있는 경우다. 재고관리 쿠팡처럼 오픈마켓에 입점해서 판매하는 경우에는 이 채널 간 동기화가 특히 중요한데, 오픈마켓마다 재고 연동 방식과 갱신 주기가 다르므로 각 플랫폼이 제공하는 판매자센터의 안내를 먼저 확인해야 한다.

업종과 규모에 따라 달라지는 선택

음식점처럼 원재료가 매일 소진되는 업종은 유통기한과 폐기량까지 함께 기록해야 손실 원인을 짚어낼 수 있고, 의류나 잡화처럼 사이즈와 색상별로 품목이 쪼개지는 업종은 상품 옵션을 세분화해서 코드를 매기는 구조가 필요하다. 온라인 판매만 하는 경우와 매장 판매를 겸하는 경우도 요구되는 기능이 다르다. 온라인 전용이라면 오픈마켓 연동 기능이 핵심이고, 매장을 겸한다면 포스 단말기와 재고 프로그램이 서로 정보를 주고받는지가 중요해진다. 하나의 프로그램이 모든 업종에 똑같이 맞는 것은 아니므로, 자신의 판매 구조에서 어떤 항목이 자주 어긋나는지부터 정리한 뒤 프로그램을 고르는 순서가 합리적이다.

흔한 오해 바로잡기

재고관리 프로그램을 도입하면 재고 손실이 저절로 사라진다고 여기는 경우가 있는데, 프로그램은 기록을 정확하고 빠르게 만들어 주는 도구일 뿐이고 입력하는 사람이 검수와 기록을 성실히 하지 않으면 어떤 프로그램을 쓰더라도 장부와 실제 수량은 다시 어긋난다. 또 하나는 재고관리를 영어로 표기할 때 쓰는 inventory management라는 용어를 국내 프로그램에도 그대로 적용해서 해외 서비스와 국내 서비스를 같은 것으로 오해하는 경우인데, 해외에서 널리 쓰이는 재고관리 시스템은 통화나 세금 체계, 물류 연동 방식이 국내 유통 구조와 다르게 설계되어 있어서 국내 사업장에 그대로 옮겨 쓰기 어려운 경우가 많다. 프로그램을 고를 때는 이런 차이를 감안해서 국내 판매 환경에 맞춰 만들어졌는지를 먼저 살펴야 한다.

재고관리 방식을 정할 때는 먼저 자신의 품목 수와 판매 채널 수를 세어 보고, 손으로 관리할 수 있는 범위를 넘어섰는지부터 판단하는 것이 순서다. 그 다음 무료로 제공되는 엑셀 양식이나 어플을 먼저 써 보면서 자신의 업종에 맞는 기록 항목이 무엇인지 파악하고, 이후 필요한 기능이 뚜렷해지면 그에 맞는 프로그램을 검토하는 방식이 시행착오를 줄이는 길이다. 오픈마켓을 함께 운영한다면 해당 플랫폼의 판매자 안내에서 재고 연동 방법을 미리 확인해 두는 것이 좋다.

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