부산대학교 erp시스템 구축 사례로 보는 erp시스템 종류와 선택 기준

erp시스템은 전사자원관리 시스템의 줄임말로, 회계·인사·구매·재고·학사 관리처럼 조직 안에서 따로 돌아가던 업무를 하나의 데이터베이스와 화면으로 묶어 처리하는 소프트웨어를 가리킨다. 부산대학교 erp시스템이라는 말로 검색하는 사람들은 대체로 대학이나 공공기관 같은 큰 조직이 전산 체계를 새로 짤 때 규모와 절차가 어떻게 되는지, 예산은 어느 정도로 잡아야 하는지를 가늠하려는 목적을 가진다. 이 글은 특정 제품이나 업체를 앞세우지 않고, erp시스템이라는 개념 자체와 대학처럼 부서가 많은 조직이 도입할 때 살펴야 할 판단 기준을 정리한다.

erp시스템이란 무엇이고 왜 필요한가

erp시스템이 등장하기 전에는 회계 프로그램, 인사 프로그램, 구매 프로그램이 각자 따로 돌아가면서 같은 정보를 여러 번 입력하는 일이 흔했다. 이 때문에 부서마다 숫자가 조금씩 어긋나고, 전체 현황을 한눈에 보려면 담당자가 일일이 취합해야 하는 비효율이 생긴다. erp시스템은 이런 개별 업무를 하나의 표준화된 데이터 구조 아래 모아, 한쪽에서 입력한 정보가 다른 부서 화면에도 바로 반영되도록 만든 체계다. 대학교처럼 학사·연구·행정·시설 관리가 서로 얽혀 있는 조직일수록 부서 간 정보가 어긋났을 때 생기는 혼선이 크기 때문에, 통합 관리 체계를 갖추려는 유인이 크다.

erp시스템 개발과 구축은 어떤 차이가 있나

erp시스템을 마련하는 방법은 크게 두 갈래로 나뉜다. 하나는 이미 만들어진 표준 소프트웨어를 가져와 조직의 업무 방식에 맞게 설정을 조정하는 방식이고, 다른 하나는 조직의 특수한 업무 구조에 맞춰 처음부터 프로그램을 새로 짜는 방식이다. 흔히 '구축'이라는 말은 표준 소프트웨어를 들여와 조직에 맞게 얹는 과정을 가리키고, '개발'이라는 말은 그 안에서 조직 고유의 업무 규칙이나 화면을 직접 만들어 넣는 작업을 가리킨다. 대학교처럼 학과·대학원·부속기관 구조가 저마다 다른 조직은 표준 소프트웨어만으로는 부족한 부분이 있어, 구축과 개발을 함께 진행하는 경우가 많다. 이 과정에서 드는 기간과 비용은 조직의 규모, 연동해야 할 기존 시스템의 개수, 맞춤 개발 범위에 따라 크게 달라지므로 특정 금액을 일반화해서 말하기는 어렵다.

erp시스템 종류는 어떻게 나뉘나

erp시스템은 설치 방식과 적용 범위로 나눠 볼 수 있다. 설치 방식으로는 조직이 직접 서버를 두고 운영하는 방식과, 외부 사업자의 서버를 빌려 인터넷으로 접속해 쓰는 클라우드 방식이 있다. 클라우드 방식은 초기 서버 투자 부담이 적고 유지보수를 사업자가 맡아 준다는 장점이 있지만, 데이터를 외부에 맡기는 만큼 보안 정책과 계약 조건을 꼼꼼히 따져야 한다. 적용 범위로 보면 회계와 인사 등 핵심 업무만 다루는 기본형과, 학사관리·연구관리·시설관리까지 포괄하는 확장형으로 나눌 수 있는데, 대학교는 업무 영역이 넓은 만큼 확장형에 가까운 구조를 필요로 하는 경우가 많다. erp시스템 sap이라는 검색어처럼 해외에서 오래전부터 쓰이던 대형 소프트웨어를 떠올리는 경우도 있는데, 이런 해외 소프트웨어는 원래 기업 회계와 물류 관리를 중심으로 발전한 것이어서, 학사 행정이 중심인 국내 대학 업무 구조에 그대로 맞추려면 별도의 맞춤 설정이나 개발이 함께 필요하다.

erp시스템 구축 절차와 부산대학교 erp시스템 같은 사례에서 볼 점

대학교의 erp시스템 구축 사례를 살펴보면 공통적으로 몇 단계를 거친다. 먼저 각 부서가 현재 어떤 방식으로 업무를 처리하는지 조사하고, 통합했을 때 어떤 규칙으로 정리할지 정하는 분석 단계를 거친다. 이후 소프트웨어를 설정하고 기존 자료를 새 체계로 옮기는 이관 작업을 진행하며, 일정 기간 기존 시스템과 새 시스템을 함께 운영하며 오류를 점검하는 시범 운영을 거쳐 전면 전환한다. 부산대학교 erp시스템처럼 여러 단과대학과 부속기관이 얽힌 조직에서는 이 가운데 분석과 이관 단계가 특히 오래 걸리는데, 부서마다 써 온 자료 형식과 처리 방식이 제각각이어서 하나의 기준으로 맞추는 조율 작업 자체가 큰 비중을 차지하기 때문이다.

흔히 어긋나는 지점과 오해

erp시스템을 도입하면 모든 업무가 자동으로 처리될 것이라 기대하는 경우가 있지만, 실제로는 시스템에 맞춰 업무 규칙과 결재 절차를 함께 정리해야 효과가 난다. 소프트웨어만 바꾸고 기존 업무 방식을 그대로 유지하면 오히려 입력해야 할 항목이 늘어나 현장에서는 불편하다는 반응이 나오기도 한다. 또 하나 흔한 오해는 도입 비용을 소프트웨어 구매 비용으로만 계산하는 것인데, 실제로는 자료 이관, 직원 교육, 이후 몇 년간의 유지보수 비용까지 함께 따져야 전체 규모를 가늠할 수 있다. 예산을 검토할 때는 도입 첫해 비용만이 아니라 운영 기간 전체에 걸친 총비용으로 접근하는 것이 안전하다.

무엇을 먼저 확인해야 하나

erp시스템 도입을 검토하는 조직이라면 먼저 자신의 업무 구조에서 가장 자주 오류나 지연이 생기는 지점이 어디인지부터 정리해 보는 것이 순서다. 그다음 표준 소프트웨어로 해결되는 범위와 별도 개발이 필요한 범위를 나누어 보면, 예산과 기간을 훨씬 현실적으로 가늠할 수 있다. 이미 도입을 마친 다른 대학교나 기관의 사례를 참고할 때도 소프트웨어 이름보다는 조직 규모와 구축 기간, 이관 과정에서 겪은 어려움 위주로 살펴보는 편이 실제 판단에 더 도움이 된다.

아래 표는 erp시스템을 검토할 때 흔히 비교하는 항목을 구조별로 정리한 것이다.

erp시스템은 결국 조직의 업무 흐름을 하나의 기준으로 다시 짜는 작업이어서, 소프트웨어 선택보다 먼저 자기 조직의 업무 구조를 정확히 파악하는 것이 우선이다. 구체적인 예산 규모나 신청 절차, 지원 제도가 궁금하다면 해당 조직의 정보전산원이나 관련 부서가 공개하는 공식 안내 자료를 통해 최신 기준을 확인하는 것이 가장 정확하다.

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