전자계약시스템은 계약서의 작성, 서명, 보관을 종이 대신 전자문서와 전자서명으로 처리하는 온라인 체계이다. 이 기사는 전자계약과 전자계약서가 종이 계약을 대신해도 되는지, 효력은 어떤 근거로 인정되는지를 먼저 다룬다. 이어 전자계약 확정일자, 전자계약서 만들기와 작성법, 다운로드와 출력까지 실무자가 부딪히는 물음에 차례로 답한다.
전자계약서 효력은 어떻게 정해져 있나
우리나라 계약은 원칙적으로 방식이 자유이다. 당사자의 합의만 있으면 성립하고, 계약서는 그 합의를 증명하는 수단 구실을 한다. 전자문서 및 전자거래 기본법은 문서가 전자적 형태라는 이유만으로 법적 효력을 부인하지 못하도록 하는 틀을 두고 있다. 전자서명법도 일정한 요건을 갖춘 전자서명을 서명으로서 효력이 있는 것으로 다룬다. 따라서 전자계약서라는 이유만으로 종이 계약서보다 효력이 낮다고 볼 이유는 없다.
제도가 이렇게 만들어진 배경에는 비대면 거래의 확대와 종이 문서의 보관·이동 비용이 있다. 다만 효력이 인정된다는 말과 입증이 쉽다는 말은 다르다. 다툼이 생기면 누가 서명했는지, 서명 뒤에 내용이 바뀌지 않았는지를 보여 줄 수 있어야 한다. 전자계약시스템을 고르는 기준이 결국 이 두 가지를 얼마나 뒷받침하느냐에 놓이는 까닭이다.
시스템이 갖춰야 할 요건과 확정일자
실무에서 살펴볼 항목은 대체로 정해져 있다. 서명하는 사람의 본인 확인 방식, 서명 뒤 문서가 바뀌었는지 가려내는 위변조 방지 장치, 서명 시각을 남기는 시점 기록, 누가 언제 무엇을 했는지 적은 이력 기록, 그리고 계약 기간 동안 문서를 안전하게 보관하는 체계이다. 이 항목이 빠진 서비스는 편의는 있어도 증거로서는 약할 수 있다. 제품 이름보다 이런 기능이 있는지를 따져 보는 편이 판단에 도움이 된다.
전자계약 확정일자는 따로 구분해서 이해해야 한다. 확정일자는 그 계약서가 그 날짜에 존재했다는 사실을 공적으로 증명해 주는 장치이다. 전자로 계약했다고 해서 확정일자가 저절로 붙는 것은 아니다. 부동산 임대차처럼 국가가 운영하는 전자계약 방식을 따르면 확정일자가 함께 처리되는 구조가 마련되어 있으나, 적용 대상과 절차는 신청 전에 공식 안내에서 확인해야 한다. 민간 서비스가 남기는 시점 기록은 증거를 보강하는 자료일 뿐 확정일자와 같은 것으로 보면 안 된다.
전자계약서 만들기, 작성법, 다운로드, 출력
전자계약서 만들기는 보통 정해진 순서로 이어진다. 계약 문안을 종이 계약과 똑같이 먼저 정리하고, 이를 시스템에 올리거나 서식으로 등록한다. 이어 당사자 정보를 입력하고 서명할 위치를 지정한 뒤 상대방에게 발송한다. 상대방이 본인 인증을 거쳐 서명하면 완료본이 만들어진다. 작성법의 핵심은 화면 조작보다 문안이므로, 금액과 기간, 해지 조건, 서명자의 권한을 빠짐없이 적어야 한다.
전자계약서 다운로드는 완료 직후 받아 두는 습관이 필요하다. 완료본 파일과 함께 서명 이력을 담은 증명 자료가 제공되는지 확인하고, 둘을 같이 내려받아 따로 보관하는 편이 안전하다. 전자계약서 출력본은 전자 원본의 사본이라는 점을 기억해야 한다. 출력본을 기관에 내야 할 때는 제출처가 그것을 인정하는지 먼저 물어보는 것이 순서이다. 서비스 이용을 끝낸 뒤에도 문서를 열람할 수 있는지는 약관에서 따로 확인해야 한다.
흔한 오해와 확인 순서
가장 흔한 오해는 서명 이미지를 문서에 붙이면 전자서명이 된다는 생각이다. 이미지는 누구나 붙일 수 있어서 본인 확인과 위변조 방지 장치가 함께 있어야 의미가 커진다. 또 모든 계약을 전자로 할 수 있다고 여기는 것도 오해이다. 법령이 특정 형식이나 대면 절차를 요구하는 계약 유형은 개별 규정을 확인해야 한다. 해외 사례로 미국은 연방법과 주법으로 전자서명의 효력을 인정하는 방식을 쓰지만, 우리나라 제도와는 구조가 달라 그대로 옮겨 적용할 수 없다.
아래 표는 판단의 순서를 정리한 것이다.
| 구분 | 내용 |
|---|---|
| 계약 유형 | 법령이 서면·공증·대면을 따로 요구하는지 확인 |
| 본인 확인 | 서명자가 누구인지 가려내는 인증 방식 확인 |
| 위변조 방지 | 서명 뒤 내용 변경을 알아낼 수 있는지 확인 |
| 시점과 이력 | 서명 시각과 진행 이력이 남는지 확인 |
| 보관과 반출 | 완료본과 증명 자료를 내려받고 보관할 수 있는지 확인 |
| 확정일자 | 필요한 계약이면 공적 절차의 적용 여부를 공식 안내에서 확인 |
전자계약을 도입하려는 실무자는 먼저 해당 계약이 전자 방식을 허용하는 유형인지 소관 기관의 공식 안내에서 확인하면 된다. 그다음 후보 서비스의 약관과 기능 설명에서 본인 확인, 위변조 방지, 이력 기록, 보관 기간, 계약 종료 뒤 열람 조건을 표의 순서대로 대조하면 된다. 확정일자나 제출처 요건이 걸려 있다면 해당 기관의 안내 창구에 문의해 적용 여부를 확인하는 것이 마지막 단계이다.
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